Проектирование и оборудование для залов совещаний

Залы совещания своей функциональностью  похожи на переговорные комнаты, но отличаются  от них масштабом и  статусностью помещения.  Залы совещания  зачастую используются руководством компаний для наиболее важных переговоров с крупными клиентами, статусных совещаний, собраний, дискуссий и других мероприятий, проводимых в формате «круглого стола».

Если особо важные совещания проводятся в зале с устаревшим оборудованием, то постепенно любое мероприятие превращается в «страшный сон технического специалиста» - ситуацию, когда в самый ответственный и неподходящий момент выходит из строя оборудование, выключаются микрофоны, начальство нервничает, а «технари» в холодном поту ищут причины неисправностей.

Современные мультимедийные технологии позволяют настолько запрограммировать работу всех технических систем, что вмешательство оператора потребуется только в самых экстренных случаях, а управлять комплексом сможет любой пользователь, который умеет пользоваться планшетным компьютером.

Технологии для эффективного  совещания

С точки зрения руководителя  эффективное совещание невозможно безчеткой повесткии четкого планирования времени. А с точки зрения AV-инженера эффективное совещание невозможно без качественного звука и видеоизображения. И здесь нет противоречия. Аудиовизуальный комплекс зала совещания предназначен для того, чтобы создать условия длябыстрого доступа к информации, облегчить ее восприятие и анализ, а также для  управления ходом совещания, переговоров или дискуссии.  В основе аудиовизуального комплекса – средства отображения информации (индивидуальные и общие), конгресс-система и система озвучивания, однако комплекс может быть дополнен и дополнительными системами (документирования, видеоконференц связи и т.д)при необходимости расширить функционал зала.

Система  отображения информации: видео оборудование зала совещания позволяет выводить на общие и/или индивидуальные экраны – повестку дня, перечень обсуждаемых вопросов, в режиме реального времени работать над текстовыми, графическими материалами.  Для всеобщего обсуждения и принятия оперативных решений важно визуализировать данные, корректно и полно их отобразить.Возможности коллективной работы с  текстовой и графической информацией существенно расширяют сенсорные дисплеи, которые позволяют любому участнику совещания делать пометки,  комментарии поверх обсуждаемого материала и сохранять их, экономя  общее время.

Варианты размещения общих средств отображения разнообразны: они могут располагаться как внутри пространства круглого стола, так и снаружи, могут быть вмонтированы в мебель. Целесообразность того или иного варианта диктуют разработчикам характеристики помещенияи пожелания Заказчика.

Конгресс-система сразу придает совещанию дополнительный статус и дополнительный функционал. Конгресс-система позволяет председателю управлять дискуссией, контролируя микрофоны. Появляется возможность автоматического наведения камеры на выступающего и трансляции его изображения на общие экраны. Также с помощью этой системы можно организовать голосование.

Система озвучивания сделает голос выступающего четким и разборчивым в любом месте зала. В состав системы входят микрофоны и звукоусиливающие динамики ведущих мировых производителей.

Система документирования позволит автоматически вести протокол совещания, сохранит совещание в электронном виде в аудио и видео форматах.

Система видеоконференцсвязи в зале совещания необходима  компаниям с широкой сетью филиалов. Эта система позволяет обеспечить совместную работу в дистанционном режиме, оперативно решать наиболее существенные вопросы, значительно снижая при этом затраты на командировки.

Мультимедийные технологии помимо повышения  эффективности работы с информацией и общего комфорта участников совещания обеспечивают большее вовлечение участников в процесс обсуждения, чем значительно повышают эффективность каждой встречи.

Риски при внедрении непрофессионалами

1. Такие статусные и крупные проекты, как оснащение залов совещаний, не предполагают работ по принципу «начнем, а там посмотрим».  Отсутствие этапа проектирования – это серьезный риск, который приведет к неконтролируемому увеличению временных и финансовых затрат на проект.  Компанию UNITпридает большое значение качественной разработкетекстовых и графических материалов, отражающих фактическое исполнение проектного решения;
2. Залы  совещаний, выполняющие помимо всего прочего представительские функции, часто имеют  интерьерные и архитектурные особенности, которые важно учитывать при инсталляции оборудования.  Обращаясь к непрофессионалам, Заказчик рискует получить неэстетичное решение с видимыми проводами и соединениями кабелей.  Специалисты компании UNIT в этом случае разработают техническое решение, в котором будут максимально скрыты все коммутации, а при необходимости и само оборудование будет занимать минимум видимого пространства, сохраняя при этом в полном объеме свою функциональность.
3. Устаревшие технические решения и примитивная автоматизация – еще один существенный риск, поскольку непрофессионалам сложно отслеживать последние тенденции отрасли, быть в курсепостоянных изменений и новых технических решений. Обращаясь в компанию UNIT, Вы можете быть уверены, что в проекте будут учтены новейшие достижения индустрии мультимедийного оборудования и использовано современное оборудование самых надежных и проверенных производителей (Projecta, Panasonic, Samsung,  Bosch, DIS, Crestronи пр.)

Доверьте разработку проекта и оснащение зала совещаний профессионалам, и он станет площадкой для эффективных переговоров и предметом гордости в вашей компании!