Оснащение и оборудование для переговорных комнат

В крупной компании  переговорные комнаты –самые востребованные помещения.Это могут быть переговорные комнаты для встреч с клиентами. Обычно они располагаются  во фронт-зоне и являются местом для заключения сделки. Или же корпоративные переговорные – расположенные в бэк-офисе, они предназначены для внутренних совещаний между подразделениями. Либо это могут быть закрытые переговорные, предназначенные только для тех встреч, которые поводит руководство компании.  Вне зависимости от функциональной нагрузки, переговорная комната является тем местом, где всё должно способствовать успеху коммуникации. Имеющиеся средства должны помочь наглядно представлять материал, слушать и слышать собеседника, совместно обрабатывать информацию в процессе переговоров, вносить изменения и фиксировать договоренности.

Некоторые компании подходят к вопросу оснащения переговорных комнат с позиции минимализма, считая, что помимо мебели достаточно телефона и флипчата. Предлагаем Вам рассмотреть те возможности, которые дает совершенно доступное по цене мультимедийное оборудование:

Ситуация 1.
Представим ситуацию переговоров на вашей территории, в которой участвует представитель компании- клиента, не имеющий полномочий для решения нестандартных вопросов. При возникновении таковых и при наличии в переговорной комнате необходимого оборудования, он имеет возможность пригласить к участию в переговорах посредством видеоконференцсвязи своего непосредственного руководителя или организовать мозговой штурм с экспертами из своей компании.  Вопрос будет решен оперативно. Дополнительные встречи не потребуются.

Ситуация 2.
Представим переговоры между  разными подразделениями о выработке плана мероприятий по открытию нового офиса.  Обычно такие переговоры протоколируются вручную, потом согласовываются еще раз  по кругу с каждым подразделением, потом единый план мероприятий высылается в каждое подразделение.  Трудоемкий и затратный по времени процесс. Современное программное обеспечение позволяет визуализировать информацию, позволяет построить графики, диаграмму, дерево целей, все необходимые изменения вносятся каждым участником на месте. Общий результат переговоров тут же рассылается в электронном виде по подразделениям.

Ситуация 3.
В ходе переговоров у руководителя возникла необходимость сослаться на документ, который он забыл распечатать или скачать на флэш-носитель.  При должном оснащении переговорной комнаты, в этом случае он может через корпоративную сеть зайти на свой компьютер и найти нужный документ. Как минимум руководитель  не потеряет время, как максимум – деловую репутацию.

Таким образом, использование современных технологий в переговорном процессе позволяет сэкономить массу времени и  ресурсов при работе с информацией и перейти от переговоров к действиям.

Предложение компании UNITпо оборудованию переговорных комнат включает в себя две основные технические системы:

• Система отображения информации:  основной элемент -  интерактивный LCD дисплей, который позволяет отображать презентации, документы, вносить поправки и графические комментарии.  Специальное программное обеспечение  превращает дисплей в электронный флипчат, на котором можно рисовать разноцветными маркерами, исправлять (стирать) написанное, сохранять, конвертировать в различные форматы для работы с этим материалом на персональных компьютерах.
• Система конференцсвязи – в переговорной комнате может использоваться видеоконференцсвязь. Специальное гибридное устройство позволит объединить в одну конференцию пользователей на телефонной линии и пользователей, присоединившихся к конференции по видеосвязи. Переговорная комната оснащается телефоном, видеокамерой и микрофонами. При необходимости используются средства звукоусиления.
• Аудио-видео комплекс переговорной комнаты позволяет создать комфортную среду, в которой современные технологии способствуют эффективной работе с информацией и выработке наилучших решений.

Риски работы с непрофессионалами

Переговорная комната - это то место, где часто формируется преставление о компании, где все должно свидетельствовать о её надежности, стабильности и открытости, умению идти в ногу со временем.  Неправильный выбор компании –интегратора грозит Заказчику следующими малоприятными последствиями:

1. Звук и изображение низкого качества – будут затруднять и тормозить переговоры.
2. Ошибки в настройке программного обеспечения –не позволят использовать все возможности цифровой и телефонной связи.
3. Низкая эстетичность решения – видимые провода и кабельные соединения в интерьере будут портить общее впечатление от помещения.

Благодаря многолетнему опыту инженеров компании UNIT и оборудованию ведущих и самых надежных производителей (Panasonic, Samsung, Clearone, Crestron, Avaya), переговорные комнаты Вашей компании станут эффективной средой для успешных встреч и высокоприбыльных решений.